Empresa con Intranet Vs Empresa sin Intranet

En estos nuevos tiempos donde el conocimiento, la información y los datos, son puntos claves y de gran valor para la toma de decisiones, por ende también lo serán las infraestructuras que soportan estos datos.

Podríamos decir que en la actualidad hay dos tipos de empresas:

La empresa tipo A; que utiliza Internet, tienen una infraestructura soportada por una Intranet y desarrolla a su vez una Extranet, aprovechando al máximos sus recursos, que se transforman en servicios. 

Y la empresa tipo B; que solo utiliza la maravillosa Internet, como único recurso.

Y aquí es donde debemos preguntarnos como empresarios: ¿Para mí, esto significa algo? y la respuesta, seria: No., total, funcionamos sin una Intranet y al no tenerla, por supuesto no puedo conocer la diferencia al no tenerla y de esta forma poder valorar su ausencia… y es ahí donde voy...

En las empresas normalmente desarrollamos contenidos, un contenido de gran valor que pasa por muchos filtros y mejoras continuas. Pero hasta ahí llegamos, luego de ese proceso lo respaldamos (en soporte físicos o virtuales)., hasta aquí todo va muy bien..

Pasado un tiempo, cuando necesitamos desarrollar algo nuevo y esta documentación está relacionada con un tema anterior ya realizado, que hacemos,  lo buscamos e intentamos mejorarlo y obtenemos una nueva versión del documento y listo, hasta ahí termina el ciclo de vida del documento, y así sucesivamente en nuestro día a día. Desarrollando nuevos contenidos y cubriendo nuestras necesidades actuales…

Con una Intranet podemos categorizar los contenidos, definir los tipos de acceso que deba tener este contenido, según los perfiles de nuestros empleados y lo mejor de todo es que el contenido desarrollado de nuestros proyectos no se guarda en los ordenadores de nuestros personal, sino en una carpeta compartida o centralizada, controlada, donde todos somos dueños de la información., dependiendo del perfil que tengamos… y aquí entra aquel dicho: “El conocimiento es poder” y yo le agrego algo más, que piensa el autor “y si no lo compartimos mejor, porque el poder se nos acaba”... Mentalidad que normalmente tiene aquel que desarrolla el contenido en una empresa, evitando el conocimiento compartido y demorando la mejora de procesos. 

En una Intranet, podemos auditar quien guardo el archivo y cuando, estableciendo controles y estándares en nombres, relacionado con el trabajo desarrollado, evitando la limitación en las búsquedas de documentos y la mala gestión de nombres.

En una Intranet, al igual que en la Internet podemos definir etiquetas de búsquedas, que nos ayudan en el proceso de localización de documentos.

En una Intranet, podemos crear y condicionar el ciclo de vida útil de un documento, controlando mejor la gestión de la documentación.

En la Intranet podemos establecer metodologías para el proceso de digitalización de documentos ayudando a la transformación digital del negocio. De hecho las empresas orientadas a la digitalización se les hace más fácil invertir en servicios online y el análisis de sus datos será más llevadero.

Gracias a la Intranet el proceso de actualización y diseño de su página Web será más sencillo y productivo, logrando a su vez que la participación del personal en la web, sea más activa.

Para finalizar recuerda el hecho de tener una Intranet ayudara a la empresa, no solo a gestionar su agenda, ayudará en la programación de tareas entre muchas cosas y sobre todo ayudara a crear una nueva cultura: La del conocimiento compartido, estableciendo una gran diferencia, frente a nuestros competidores.