¿Como saber si utilizamos los recursos, adecuadamente?

En este artículo les voy comentar la importancia que tiene el buen manejo de las herramientas en nuestra empresa. Por ejemplo hay dos preguntas que pueden ser interesantes el incorporarlas en una encuesta interna a nuestro personal. Ellas nos podrían aportar, cierta información que nos darán datos interesantes y con ello ponernos a trabajar y pensar; "Si, aún teniendo buenos recursos y de última generación los estamos utilizamos adecuadamente".

Estas dos preguntas, serian:

1.- ¿Tiene por defecto la URL de la intranet de la empresa, en su navegador?
2.- ¿Consulta los materiales ya realizados previamente para la elaboración de una propuesta, antes de comenzar a realizar una nueva ?

Sería interesante, si solo con estas dos preguntas y una respuesta sincera. poder analizar lo siguiente:

Si analizamos la primera pregunta:  1.- ¿Tiene por defecto la URL de la intranet de la empresa, en su navegador? Por experiencia propia en consultoría de servicio a empresas, puedo decir que se ha comprobado que en la mayoría de los casos, no es así, se prefiere tener por defecto un buscados por ejemplo: Google u otro buscador, el que más nos guste, como página principal en nuestro ordenador de empresa.

El problema aquí, realmente esta, en que este tipo de configuraciones podemos realizarlas en nuestro ordenador personal, pero en el ordenador de la empresa, no sería lo correcto, porque el hecho de tener la intranet a mano, debería ser algo esencial. Y esta pasaria a ser el primer punto de arranque en el proceso de búsqueda de información. Claro solo esto será así, si realmente conocemos esta ventajas y para ello el tener informado a nuestro personal de todo lo que posee la intranet, formatos, noticias (Que estamos haciendo), estándares de interés entre otros, será de gran ayuda y con ello indicar que tenemos una intranet, organizada por servicios, que permita encontrar cualquier información  de utilidad fácilmente.

Con respecto a la segunda pregunta: 2.- ¿Consulta los materiales ya realizados previamente para la elaboración de una propuesta, antes de comenzar a realizar una nueva propuesta? Esta respuesta y su sinceridad es básica para conocer si realmente en la empresa funciona el denominado: "Knowledge Sharing" o "Conocimiento Compartido" porque existe la posibilidad que SI y nuestro personal tenga la cultura de conocimiento compartido, pero que pasa si solo es una persona, la que comparte y al intentar ubicar esta información, no la encuentra en el lugar adecuado o simplemente no existe en la intranet, o si existe., solo la pueden consultar algunas personas y no todas las que deben, evitando el reciclaje o  reutilización de la misma. Es ahí donde interviene la correcta asignación de accesos o niveles de seguridad excesivos, que en ocasiones fomentan el Doble Trabajo.

Espero les resulte interesante este tema, recordando que la adecuada cultura del conocimiento es clave, para realmente garantizar el buen uso de nuestros recursos.